ALGAN YAZILIM ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ

Arşiv Takip Sistemleri

Arşivler, bir milletin hafızasıdır

Dijital Arşiv Sistemi Nedir?
Dijital Arşiv Sistemi, dosyaların ve belgelerin taranarak veya taranmış dosyaların sisteme aktarımı yapılarak kategorilere ayrılmış, temel arşiv sistemlerine uyumlu, elektronik ortamda dosyanın erişim bilgileriyle (indeks, tarih, arşivdeki adres bilgileri) birlikte veritabanı oluşturma sistemidir. Bu sistem gerektiği anda ilgili konu bilgileriyle anında erişim yapabilmeyi sağlayan, her türlü ölçekte kurum ve kuruluşların kullanabileceği bir arşiv yönetim sistemidir. Dijital arşiv klasik arşive göre birçok yönden avantajlı, daha rahat ve daha kullanışlıdır.

Neden Dijital Arşiv?
» Ülkemiz hızlı bir teknoloji gelişimi içindedir. Kurum ve kuruluşlar başta e-Türkiye ve e-dönüşüm konularında sistemlerin içinde yer almak için sistemlerini kurmak ya da hazırlamak zorundadırlar.

» Kurumlar değerlerini artırmak için bilgiye istenildiğinde ulaşabilmek için bilgi ve belgelerini çağın gereklerine uygun hale getirebilmelidirler.

» Belge, sayısı ile değil, içinde barındırdığı bilgi ile değeri ölçülür. » Zamanında erişilemeyen bilgi, değerini yitirebilir.

» Kuruluşlar, rakipleri ve zamanla yarışmaktadırlar.

Algan yazılım ne yapar?

Uzman ekibimiz tarafından, uzun yılların birikimi neticesinde kurum, kuruluş ve özel sektör temsilcilerin belge ve bilgi yönetimi başta olmak üzere karşılaştıkları problemler, hassas bir şekilde izlendi ve bu problemler fazla detaylandırılmadan aşağıdaki şekilde belirlendi.

Yılların birikimi olan dağınık evrak,
Geçmişte üretilen bu yoğun evrakın göreceği işlem ve sisteme aktarılması problemi,
Günümüzde evrak yönetim sistemlerinin hazırlanması ve geçmiş evrak ile bir bütünlük kurulması,
Genel belge ve bilgi yönetim sistemini destekleyen arşiv ve evrak kayıt sistemlerinin kurulması,
Yürürlükte olan mevzuata uygun hareket etme ve mevzuatın yeterli olmadığı hallerde Yönerge ya da Talimatlar hazırlanması,
e-devlet uygulamaları uygun olarak sisteme aktarılacak olan evrakın sayısal olarak dosya planlarının hazırlanması yada hazırlanmış ise sisteme düzgün olarak aktarılması,
Dijital arşiv adıyla her belgenin taranarak kuruma maliyet çıkarılmasının önüne geçilmesi,
Belge ve bilgi yönetimlerini destekleyecek yeterli alt yapının olmaması halinde bunun sağlanması, eğitiminin verilmesi ve sistemde devamlılığın sağlanması,
Kurulacak olan sistemlerin kullanılabilir, personel ve kurum odaklı olması,
Neden sizin sisteminizi tercih etmeliyim?

Günümüzde bilişim sektöründe faaliyet gösteren firmalar hemen hemen her konuya el atmış, her türlü projenin içinde yer almaya başlamışlardır. Uzman bir bilişimci iyi bir tasarımcı, iyi bir kod yazıcı olabilir. Fakat proje yapılan konuda uzman bir danışmana ihtiyaç duyarsınız. İşte bu noktada biz bilişim sektöründe deneyimli bir kadronun yanında bilgi ve belge yönetiminde konusunda uzman ve tecrübeli bir ekiple çalışmaktayız. Çalıştığımız her proje yürürlükteki mevzuata , pratik belge yönetim sistemi kriterlerine, kamunun kendi iç dinamiklerine uygun, günümüz teknolojisini yakından takip eden son derece gelişmiş projelerdir.

Döküman Yönetim Sistemi

Kurumlarda eskiden beri süregelen, bilginin kağıt üzerinde kalması ve kurum içindeki dolaşımının yine kağıt üzerinden yapılması, zaman içerisinde birikimlerden kaynaklı olarak kurum bünyesinde bir koordinasyon eksikliğine veya bilgi kayıplarına ve eksikliklerine veya istendiğinde ulaşılamama gibi durumlara yol açmaktadır.

Günümüzde hala birçok kurum, kuruma gelen ve kurumun gönderidiği evrakları evrak kayıt defterleri aracılığı ile saklamakta, sayı ve sıra numaraları, havale bilgileri, konusu gibi bilgileri bu defterlere kayıt etmekte, hatta kurum bünyesinde yer alan birçok alt birim, kendi kayıtlarını yine birim defterleri üzerinde tutmaktadır.

Geliştirilen Döküman Yönetim Sistemi yazılımı ile tüm bu defter karmaşasını dijital ortama aktarılmış ve olası birçok problemin önüne geçilmesi sağlanmıştır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri

Kurumların elinde bulunan, kendisine gelmiş ya da kendisi tarafından üretilmiş olan tüm belgeler zamanla takip edilmesi zor bir hal almaktadır. Kontrolü elde tutabilmek adına kullanımı zorunlu hale getiren çözüm : Elektronik Belge Yönetim Sistemi.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Nedir?
• Belgelerin oluşturulma ve yetki bilgilerinin kontrol altında tutulabildiği,
• Belgelere dair tüm sürümlerin ayrı ayrı her belge için görülebildiği,
• İstenen belgelere erişimi hızlandıran,
• Belgelere yetkisiz erişimleri engelleyen,
• Önemli belgeleri fiziksel yıpranmalara karşı koruyan ya da kaybolmasını önleyen,
• İmha tarihlerine kadar olan süreçte bir arşiv niteliği taşıyan sistemlerdir ve dökümanlara ilişkin tüm görevleri kolaylaştırmaktadır.

Geliştirilen EBYS yazılım çözümü ile;
• Hızlı erişim,
• Güvenli depolama,
• Uzaktan erişim,
• İş akışlarının yönetimi,
• Belge akışının yönetimi sağlanmaktadır.

Fiziksel Arşiv Düzenleme Hizmeti

Bir kurumun, elindeki tüm veriye hakim olabilmesi, ancak arşivini düzenli tutması sayesinde sağlanabilir. Belgeler, her ne kadar arşiv yönetim sistem yazılımları ile takip edilse de, fiziksel olarak gerekli belgelere erişim de zaman kaybının önlenmesi bağlamında önemli bir kavram olarak ortaya çıkmaktadır.

Fiziksel arşiv düzenleme kapsamında;

• Kurum bünyesindeki arşivlik malzemenin tespiti için gerekli fizibilite çalışmasının yapılarak evrak envanteri, saklama planı ve standart dosya planının hazırlanması
• Kuruma ait tüm evrak/dosyanın tasnifi ve ayıklanması,
• Kuruma ait tüm evrak/dosyanın nitelenmesi,
• Kuruma ait tüm evrak/dosya/kutunun etiketlenmesi,
• Kuruma ait tüm evrak/dosyanın kutulanması, sırt bilgileri ve yerleştirilmesi
• Elektronik dosya/kutunun erişim uçlarının hazırlanması ve ve sisteme aktarımı,
• Arşiv Takip programı yazılımı hazırlanması işlemleri yapılmaktadır.